公文管理工作是机关单位的正常运转的必要的管理手段，其作用重要且不可替代。良好的公文管理可以提高机关单位的工作效率和管理水平，同时也可规范各项工作流程，避免疏漏和错误。公文运转工作是外界观察评价机关单位整体管理水平的一个窗口，公文办理质量某种程度上代表了机关单位的形象。

公文的质量和办理效率是公文工作的两个关键点。抓好这两点，公文工作可以外树形象、内促工作，为机关单位的各项工作服务。本文着重从这两个方面加以分析。

一、公文质量

1.公文格式

印发一篇合格公文，需要关注的要素有文种、份号、密级、保密期限、紧急程度、发文机关标志、字号、签发人、标题等20余处。除此之外，每一份公文的字体、字号、用纸、版面、行数、字数、制版、印刷、装订等都有明确的规定。公文要素不全、格式不合规是错误公文常出现的问题。

2.拟定水平

日常工作中，还有一种因公文拟写不当造成的公文质量不高的情况。如公文标题不能很好地表达行文目的；正文内容繁杂冗赘或简而不明；文字内容不符合语法、修辞和逻辑；语序不当或口语化；对公文所涉及的政策法规、办理程序了解不清；引用法规制度不正确；公文掉字、错字等情况。

二、公文办理效率

公文所承载的大部分工作都有办理时限，公文运转的效率直接决定着机关单位各项工作的效率。公文办理效率低的问题常常表现为以下两点。

1.公文办理前期拖拖拉拉，后期审签十万火急。公文在主办部门、单位办理时间过长，留给领导审签和办公室审核的时间非常短，匆忙之中拟制的文件质量难以保证，影响机关单位的形象。

2.公文运转环节，承办人员没有及时签收或签收后没有在办理时限内回复。导致公文所承载的工作事项没有得到及时解决，进而使各项工作在公文办理环节停滞，影响机关单位的工作效率。

三、问题产生原因剖析及解决办法

之所以公文质量不高、运转效率低，主要有以下几个原因。

1.对公文工作的重视程度

机关单位如果对公文工作的重要性有充分的认识，那么所在单位对公文工作的人员选配培训、制度建设、考核奖惩就会有要求、有标准、有考核。公文管理的保障体系健全了，做好公文工作就有了基础。

有些机关单位的领导对业务工作较为精通，对文秘类的工作了解得不够深入。负责公文管理工作的部门一方面要充分发挥好公文工作在经营决策、沟通信息、办理事项中的作用，另一方面要加大对公文工作重要性的宣传力度，如举办公文评比等活动，使干部职工充分认识到做好公文工作的重要性。

2.公文管理人员的专业水平

公文办理是一项专业性要求很高的工作，公文管理人员的业务水平直接决定着公文办理的质量。

一份公文需要关注的要素几十处，公文的文种有十几种之多。一名合格的公文管理人员，不仅要对这几十处公文要素了然于胸，而且要有较好的文字功底。因为公文的要素多而琐碎，稍有疏忽会有遗漏，所以，需要工作人员有严谨踏实、细致耐心的工作作风，才能更好地完成公文的审核工作。因此，机关单位应把专业水平高、责任心强、认真细致的人员选配到公文管理岗位上，保证其合理待遇并保持骨干人员相对的稳定性。

在实际工作中，公文管理人员变动容易造成公文质量忽高忽低。一个公文质量很稳定的单位，忽然出现了低级错误，大概率是公文办理岗位人员进行了调整。因此，机关单位应做好公文管理人员的代际传承，注重后备人员的培养，实现老带新，防止出现人员断层。

针对公文办理人员变动频繁的问题，要重视公文管理的业务培训。可以通过举办业务培训班、业务知识竞赛、到上级单位以干代训、公文质量评比、公文常见问题通报等形式，从理论到实际操作，多方位、多角度使公文管理队伍的业务水平保持在一个较好的水平上。

四、公文办理流程中的职责划分

通常情况下，机关单位的办公室应负责所在单位的公文审核把关工作。但在实际工作中，有不少办公室认为公文拟写是发文部门的事，办公室只负责排版印刷，对于业务部门报来的公文未经认真审核就进入印制环节。而发文部门有许多是业务部门，文字功底和公文知识都比较欠缺，导致不合格公文未经审核把关就从单位发出。

针对此类情况，机关单位应建立健全公文管理办法，明确公文管理部门职责，合理制订公文办理流程并对每一个节点的部门职责进行清晰划定。办公室应发挥公文管理总出口审核的职责，为本机关单位的公文把好最后一道关口。

五、公文办理流程设计问题

目前，OA办公系统在公文管理中广泛应用。因OA中公文办理流程设计不合理也会造成公文运转出现停滞、流程长时间无法结束、部门间扯皮等情况。

公文办理OA流程设计应符合公文办理要求，符合单位实际，充分考虑公文运转中有可能出现的各种情况并在流程中体现。及时处理公文办理中出现的运转不畅的问题，在兼顾运转效率和运转规则的前提下，及时对流程进行修改和优化。

六、公文管理考核评价机制

在日常的公文审核工作中，有的单位整体公文质量不佳，错误点非常多；有的单位同一个错误点反复出现，即使指导后仍出现较多错误。这类情况通常是由于对公文管理工作完成质量没有考核造成的。由于缺乏必要的约束措施，公文工作处于松散、懈怠的状况，所印制的公文漏洞百出是必然的。

要加强公文管理的制度建设，建立考核约束机制，将公文管理中常见的问题量化到考核指标中去，将考核结果与机关单位的经济指标挂钩、与评先表彰挂钩。也可以制订单项评比办法，定期将所管理单位的公文办理情况进行通报，对先进单位进行表彰，后进单位进行约谈。

公文质量和效率是公文管理的生命线，处理好以上5方面问题，公文管理中大部分的问题可以得到较好地解决。

公文工作就如同交通枢纽，公文管理部门就如同这个枢纽的指挥员。及时消除这个枢纽中出现的各种状况，保证枢纽的信息交互处于畅通、高效的状态，有利于机关单位各项工作顺利开展。