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从“核算型”到“支持决策、引导发展型”

财务管理创新成为黄河科研事业发展“加速器”

本站记者 王静琳 通讯员 赵何晶

  8月31日,从内蒙古出差回来,刘慧博士在网上几分钟就完成差旅费报销申请,当天手机收到移动办公客户端“审批完成”提示后,到计财处上交纸质发票,差旅补助就会打入她的银行卡。而在过去,她要往返多次找各级领导签字,如果领导出差,跑腿次数更多。

  同一天,主管财务的副院长余欣出差在外,他抽空在网上签署了10多项财务事务。“网签”代替“笔签”后,他可以随时随地进行财务审批,办公室门口再也看不到等待签字的长队。

  ……

  这些变化,源于“黄科院财务精准化管理系统”的应用。近日,记者来到黄河水利科学研究院(以下简称“黄科院”)采访,发现通过深化财务改革、加快信息化建设,这里的财务已由过去单纯“核算型”管理,转向“支持决策、引导发展”的参谋型管理。这一转变,一方面让科研人员从无穷的报表和审批中解脱出来,腾出更多精力做研究;另一方面为单位发展指明航向,形成了不少值得借鉴的加快发展经验。

为管人管事“定规”

  扎紧制度的笼子,是践行从严治党要求的必然选择。黄科院的深化财务改革实践亦从制度建设着手,自2014年始,先后出台了14项规章制度来加强内部管理,织密“防腐网”,其应用效果我们不妨列举一二。

  让科研项目结余资金发挥“余热”。2016年之后,国家允许课题结题后剩余的科研经费留在本单位自主支配。《黄科院财政科研项目结余资金管理暂行办法》规定,结余资金优先原项目使用,如原项目终止,资金仍有结余,可以用于其他急需的科研项目。黄科院计财处副处长陈卓告诉记者:“去年,安排了290多万元结余资金用于支持19个急需开展且难以申请国家资助的小项目。赵连军博士主持的‘河流动力学水沙数值模拟多目标评价体系研究及应用补充研究’项目就是受益者之一,获得了43万元的资助。”

  大额资金使用集体决策。对单项额度10万元以上(含10万元)的经济行为,《黄科院大额资金使用管理办法(试行)》规定,要由院长办公会集体决策支出或分管院领导、主管院领导审批并经院长批准支出,同时,计财处、科研处、监审处等相关部门对使用情况全程监督和检查。

  政府采购活动从严进行。陈卓介绍说:“国家规定服务、货物类100万元以上,工程类120万元以上要进行政府采购,而黄科院从严制定政府采购管理办法,将采购范围扩大,规定服务、货物类20万元以上,工程类30万元以上就得政府采购。”同时规定,采购流程按照金额大小确定需要公开招标还是询价,即便是询价的小型采购活动,也要出具采购过程、选择供应商的理由以及3人以上评审意见,避免一个人说了算。

  办公物资统购统供。办公用品和科研材料一般采购数额不大,却最易出现“跑冒滴漏”现象。黄科院从2014年起,所有的办公物资均由后勤中心物资采购服务部统一采购。“过去多头管理、分散管理、谁用谁买,不容易监管,执行统购统供后大家花钱不自由了,刚开始有一定的阻力,但慢慢都理解支持了。”陈卓说。

  “除此之外,我们还出台《差旅费管理办法》和《会议费管理办法》,解决了会议费标准偏低、在试验检测现场难以取得住宿费发票和邀请专家交通费报销等问题;出台《进一步规范咨询费发放的通知》,规定咨询费必须通过银行转账发放;出台《关于加强办公设备维修管理的通知》,规定办公设备维修实行备案和验收制度,避免反复修或不必要的维修,等等。”陈卓补充说。

为科研人员“松绑”

  制度的生命力在于落实,离开落实就会变成“制度白条”。

  “‘黄科院财务精准化管理系统’是让各项制度落地生根,实现日常工作标准化操作、规范化运行的最有效手段之一。”余欣告诉记者,建设该系统的初衷,就是在财务事务上让一线职工省时,腾出更多时间做科研;让管理者省心,腾出更多时间考虑单位发展的宏观战略。“2018年2月上线以来,应用效果还是不错的。”

  陈卓把“黄科院财务精准化管理系统”的应用效果概括为5个方面。

  第一,最明显的效果是缩短了工作流程。多年来,在申请预算、业务审批、经费报销、项目决算等环节上,种种琐碎细节耗费了科研人员的很大精力,此次只需要“在网上提交一次申请”的改革,彻底给科研人员“松绑”了。

  刘慧是砒砂岩抗蚀促生材料的发明人之一,她每年有1/3的时间在外出差,回来拿着一大堆的发票楼上楼下找各级领导签字,简直成了她的“梦魇”。“现在回程的路上就能提交报销申请,还能随时查看报销进度,如果着急,可以给领导打电话随时审批,很有时效性。”刘慧说。

  余欣是黄河数学模拟系统研发首席专家,2017年任黄科院副院长。上任伊始,他就力推建设财务精细化管理系统。“每天埋头签字搞得我焦头烂额,累且不说,匆忙之中还会因审核不严出现财务漏洞。”余欣说。有了“系统”这个得力助手后,他从签字工作中解脱出来,可以静静地坐下来思考科研、思考单位发展,下班后还能去锻炼身体。

  第二,把各种规章制度嵌入系统,使管理更规范。陈卓举例说,去北京出差的住宿标准是500元,若超标了,超出部分就得自掏腰包,否则无法通过系统自动审查,不能进入下一步操作。

  第三,预算上硬约束,减少了不必要的开支。比如,某项目没有购买设备的预算,就无法购买;申请会议费支出不能超标,否则系统审批通不过。

  第四,对部分人员公开财务信息,方便管理部门监督。部门负责人、审计人员或院领导可以随时随地登录系统,查看财务收支情况,发现问题及时督促解决。同时,项目负责人也可以从系统上了解项目支付进度,从而增强责任意识,加快项目进展。陈卓说:“从今年上半年核算来看,各项目均完成了序时进度任务,说明系统发挥了提醒督促作用。”

  第五,考核上减少重复劳动。合同信息、专家信息、供应商信息、收入指标等一次性采集到系统中,后续进行绩效考核时,可以直接提取出来作为参考,减少重复劳动。

为单位发展“引路”

  财务报表是一个单位的晴雨表,直接反映着单位的整体发展状况和发展前景。

  “按照从‘记账型’财务向‘支持决策、引导发展型’财务转变的新目标出发,计财处每季度都会向院领导班子提交财务状况分析报表。去年,还对2015年至2017年连续3年的职工收入情况进行了系统分析,让财务为单位发展引路。”黄科院计财处负责人说。

  余欣认为,目前,财务数据指导单位发展体现在两个方面:一方面,反映了规章制度制定的好坏与效果。“以前有人认为管理人员不为单位创造效益,收入却比业务人员高,心里很有怨言。我们就拿数据说话,从近3年职工收入统计分析结果来看,管理部门的处长相当于业务部门的副处长或副高职称与正高职称之间的收入,这种分配梯次在科研院所是相对合理的。这样不但消除了业务人员的怨言,也说明我们的分配制度是合理的。”

  另一方面,促进了单位的成本管理。首先,通过每季度的财务状况分析报表,可以看出哪些业务是支柱业务,哪些是培育业务和种子业务,便于统筹资源配置、分类管理。对于规模大、利润低的项目,有选择地淘汰;对于规模小、利润高的项目,进行重点支持。“比如,我们通过设立推转基金,推广转化防腐抗磨、生态护坡等一批成熟新技术走向市场,为单位创造了可观的效益。”余欣说。其次,可以促进管理的高效。通过成本核算,让全体职工意识到管理是有成本的,对不为单位创造效益的人员调岗或解聘,从而实现控员增效。

  “下一步,黄科院将进行系统融合,把办公自动化系统、科研管理系统、考核管理系统与财务精准化管理系统‘合四为一’,最终实现单位管理智能化。”深谙信息化建设的黄科院院长王道席为下一步“规范管理”设定了新目标。


发布时间:2018年11月01日 责任编辑:范江涛  来源:
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